با پیدایش اینترنت راه‌اندازی کسب وکار خانگی و جدید برای کارآفرینان نوپا ساده‌تر و جذاب‌تر از هر زمانی شده است. به علاوه، اینترنت با ایجاد امکان دورکاری برای کارمندان به همان میزان تأثیری انقلابی داشته است. اما اگر بتوانیم از قدرت اینترنت برای بهره‌گیری از هر دوی این فرصت‌ها استفاده کنیم چه؟
استفاده از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» روشی خلاقانه برای کسب وکار خانگی شماست که به کارکنانتان اجازه می‌دهد وقت و انرژی خود را به جای اتلاف در مسیر خانه به محل کار و برعکس بر کار متمرکز کنند. راه‌اندازی دفتر مجازی همچنین در صرفه‌جویی، افزایش سود و توسعهکسب وکار خانگی تان به شما کمک می‌کند.
۱٫ پیدا کردن سیستم تلفن مناسب. سیستم تلفن شما باید قادر به اتصال و پشتیبانی از تمامی موقعیت‌های شما و کارکنانتان باشد تا تصویری یکپارچه به کسب و کار خانگی تان بدهد. شما می‌توانید با خریداری چند خط تلفن مجازی از «دفتر شما» که با پیش شماره ۲ در تهران عرضه می‌شود با هزینه مناسب شماره‌ای مستقل حرفه‌ای در اختیار هر یک از اعضای خود قرار دهید. «دفتر شما» این امکان را نیز برای اعضای شما فراهم می‌کند که چنان چه قادر به پاسخگویی به تلفن همراه خود نبودند، تماس به این شماره دایوت شود. تماس‌گیرنده می‌تواند در صورت عدم پاسخگویی به صندوق صوتی‌تان وصل می‌شوند.
۲٫ اینترانت راه‌اندازی کنید. نظر به این که کارکنان شما برای کار کردن در یک مکان جمع نمی‌شوند، باید ارتباط میان اعضا را تسهیل کنید و این حس را به آنها القا کنید که درست است از هم دوریم، اما همه اعضای یک تیم‌ایم. اینترانت هر دوی این شرایط را ایجاد می‌کند. تیم مجازی‌تان را به هم مرتبط می‌کند و تبادل اطلاعات را سرعت می‌بخشد.
۳٫ بسته به نیاز، در مکانی غیرکاری جلسه برگزار کنید. «دفتر شما» برای این منظور اتاق در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. شما می‌توانید از کافی شاپ‌هایی که Wi-Fi و فضای کافی دارند نیز برای برگزاری جلسات غیررسمی استفاده کنید.
۴٫ برای تقویت روحیه تیمی رویدادهایی برگزار کنید. رویدادهای حضوری برای یادآوری به کارکنانتان که تنها نیستند و بخشی از یک تیم هستند ضروری است. این رویداد می‌تواند خیلی ساده در حد یک ناهار با اعضای تیم در منزلتان باشد و یا به شکلی حرفه‌ای در قالب یک برنامه آموزشی.
۵٫ از سرویس منشی حقیقی«دفتر شما» استفاده کنید. سرویس منشی حقیقی «دفتر شما» کسی- یا گروهی- است که به صورت دورکار به سیستم تلفن شما متصل می‌شود و با پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های شما این احساس را به تماس‌گیرنده القا می‌کند که در محل شرکت در حال پاسخگویی به تماس‌هاست. از دیگر خدمات منشی‌های حقیقی پاسخگویی به تماس‌ها، برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و پیغام گرفتن در هر زمان که شما بخواهید است. «دفتر شما» علاوه بر عرضه خدمات منشی حقیقی، سرویس منشی مجازی و یا تلفن گویا نیز عرضه می‌کند. بدین صورت که وقتی مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.
۶٫ ارتباطی مداوم و بی‌رودربایستی داشته باشید. برای رهبری تیم مجازی‌تان باید مدیریت قدرتمندی داشته باشید. انتظارهای خود را خیلی شفاف به کارکنانتان بگویید. خاطرجمع شوید که از خط مشی‌تان درمورد حقوق، بیمه و مرخصی آگاه هستند.
۷٫ حرفه‌ای حقوق دهید. پرداخت حقوق باید دقیقاً به همان شکلی باشد که در یک دفتر سنتی است.
۸٫ کارکنان تازه استخدام‌شده را از نزدیک ببینید و به آنها خوشامد بگویید. هر زمان که مقدور بود، کارکنانتان را پیش از آن که به تیم اضافه شوند از نزدیک ملاقات کنید. افرادی که مناسب دورکاری هستند ویژگی‌های خاصی دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید فرد جدید از آن ویژگی‌ها برخوردار باشد. همچنین باید بدانید که آیا در منزل فضا و امکانات لازم را برای کار مورد نظر دارند یا خیر.
۹٫ تصویری حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید. داشتن وبسایت می‌تواند برای کسب وکار خانگی تان تصویر قدرتمندی در انظار عمومی ایجاد کند. توضیحاتی درباره تمامی اعضای تیمتان، اطلاعاتی درباره تیمتان و خدماتش، دستاوردهایش و اطلاعات تماس برای مشتریان کنونی و احتمالی را بر روی وبسایتتان قرار دهید.
۱۰٫ روابط عمومی و بازاریابی را جدی بگیرید. یک برند قدرتمند و جذاب و تصویری که کسب و کارتان به نمایش می‌گذارد برای موفقیت کسب وکار خانگی تان ضروری است. باید این باور را به مشتریانتان القا کنید که شما بهترین راهکار را برای مشکلاتشان در اختیار دارید.
با خدماتی که «دفتر شما» عرضه می‌کند، می‌توانید کسب وکار خانگیتان را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید و دیگر بابت این که کسب و کارتان خانگی است احساس محدودیت و شرمندگی نکنید.